Kulturutvalgene består av minimum tre personer, med representanter henholdsvis fra ledelse, pedagogisk personale og elev/elevråd. Dersom det synes mest hensiktsmessig, kan skolen legge kulturutvalget til allerede eksisterende utvalg.
Kulturutvalget søker om tilbud og godkjenner turnéplaner på vegne av skolen. Aust-Agder bibliotek og kulturformidling (AAbk) og AAbks turnékonsulent, turnéleggere og fagkonsulenter, er kulturutvalgenes kontaktpersoner for Kulturmenyen.
Det er gjennom oss og gjennom våre nettsider www.aabk.no/kultur at skolen vil få informasjon om kulturtilbud, turnéplaner, praktisk informasjon rundt tilbudene og lignende. De ulike kontaktpersonene i kulturutvalget har ulike ansvarsområder knyttet til hvilken funksjon de har i skolen for øvrig.
Representanten fra ledelsen, kulturchef’en, har hovedansvar for forankringen av Kulturmenyen på sin skole. Dette innebærer først og fremst å rydde tid for både elever og pedagogisk personale til å ta del i ordningen.
Representanten fra det pedagogiske personalet, kulturkelneren, har hovedansvaret for å sørge for at informasjon fra AAbk og fra utøvere blir distribuert til aktuelle mottakere ved skolen, eksempelvis til aktuelle lærere, avdelingsledere og vaktmester.
Vedkommende sørger for at praktiske og tekniske krav som følger kulturtilbudet imøtekommes på skolen, og legger til rette for at dette er tilgjengelig og klart den dagen utøvere ankommer skolen.
Kulturkelneren bør ha god kontakt med skolens vaktmester med hensyn til praktisk og teknisk tilrettelegging. Representanten fra elev/elevråd, kulturambassadøren, har hovedansvar for å videreformidle informasjon angående Kulturmenyen til elevene på skolen, og samarbeide med representant fra det pedagogiske personalet om det arrangementstekniske i forkant og under besøket.
Vi anbefaler at det settes sammen en elevarrangørgruppe, med elevrepresentanten i kulturutvalget som gruppeleder. Dersom skolen gjennomfører kurs for elever som arrangører (se side 10), vil mye av den praktiske tilretteleggingen i forkant av et kunstnerbesøk være arbeidsoppgaver som utføres av elevarrangørene. Hva innebærer det å søke om tilbud fra Kulturmenyen?
Det er kulturutvalgets oppgave å søke om tilbud innen gitt ønskefrist, til sin skole.
Skolen søker via eget skjema på våre nettsider, men i forkant av dette må kulturutvalget sørge for å sjekke følgende informasjon:
o Det er begrensede plasser på de ulike tilbudene. Sjekk maksimalt antall deltakere når vurderingen av de ulike tilbudene gjøres.
o Noen kulturtilbud krever full blending, dette gjelder spesielt scenekunst. Har skolen lokaler som tilfredsstiller et slikt krav?
o Ikke alle kulturtilbud kommer til skolen. Skolen er selv ansvarlig for å bestille og betale evt transport. Når kulturutvalget skal søke om tilbud:
o Oppgi ønsket antall elever totalt for tilbudet. AAbk kan ikke garantere at skolen får dekket tilbudet til hele elevmassen, men strekker seg så langt som mulig.
o Sett opp kulturtilbud i prioritert rekkefølge, dette tar vi hensyn til i fordelingen av tilbud.
o Hold fristen for bestilling i mai.